1. Introducere & Operatorul de date
Signally App SRL ia foarte în serios protecția datelor cu caracter personal. Prin prezenta Politică de Confidențialitate dorim să-ți explicăm ce date colectăm, în ce scop, cum le folosim, cu cine le partajăm și care sunt drepturile tale, conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și legislației naționale aplicabile.
Această politică se aplică tuturor utilizatorilor platformei, fie aceștia simpli vizitatori sau clienți care utilizează serviciile noastre. Operatorul datelor cu caracter personal este Signally App SRL, înmatriculată la Registrul Comerțului sub nr. J2021021709402, CUI 45342380.
2. Ce date colectăm și cum le obținem
Când vizitezi site-ul nostru, colectăm automat anumite informații tehnice despre dispozitivul tău, cum ar fi informații despre browser, adresă IP, fus orar și unele cookie-uri instalate pe dispozitiv.
Pentru furnizarea serviciilor noastre, colectăm date de identificare precum nume, prenume, CNP, numele societății, numărul de înregistrare la Registrul Comerțului, CUI sau funcție. De asemenea, pentru comunicare și facturare preluăm date de contact care includ adresa de facturare, adresa de livrare acolo unde este cazul, adresa de e-mail și numărul de telefon.
Când îți faci cont, păstrăm adresa de e-mail și, dacă intri cu Google, identificatorul contului tău Google. Nu folosim parole: intri cu un cod trimis pe e-mail. Dacă alegi să păstrezi datele de facturare în cont, le păstrăm criptat, până le ștergi tu sau până ștergi contul.
Răspunsurile din formularele documentelor (inclusiv CNP-ul și datele actului de identitate) le păstrăm criptat, doar cât e nevoie pentru document: ciornele cel mult 90 de zile de la ultima modificare, comenzile neplătite 30 de zile, documentele cumpărate cât timp ai cont. Din adresa IP deducem orașul și țara, folosite doar în notificările interne ale echipei; adresa IP nu o păstrăm cu datele comenzii.
Când completezi un document nou, îți propunem persoanele și societățile din documentele tale anterioare, ca să nu le scrii din nou. Le citim din documentele pe care le ai deja în cont; nu facem o listă separată cu ele și nu le folosim în alt scop.
Dacă folosești Juridox Pro, păstrăm datele companiei (denumirea, CUI-ul și adresa, preluate de la ANAF) și adresele de e-mail ale colegilor invitați. Documentele plătite cu creditele companiei, inclusiv datele părților din ele, sunt vizibile tuturor colegilor din contul de companie, iar istoricul creditelor arată ce coleg a generat fiecare document.
Fișierul documentului, descărcat din cont sau primit pe e-mail, are în nume titlul documentului, cealaltă parte din contract și data contractului, ca să-l găsești ușor. Numele fișierului nu apare în linkuri și nu îl păstrăm în jurnalele platformei.
Mesajele trimise prin formularul de contact (numele, adresa de e-mail, telefonul și mesajul) le păstrăm ca să-ți răspundem și le ștergem după 24 de luni.
3. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării
Datele tale sunt prelucrate strict pentru a face posibilă funcționarea site-ului și pentru executarea contractului, mai exact generarea automată și livrarea documentelor juridice solicitate. De asemenea, prelucrăm aceste informații pentru îndeplinirea obligațiilor legale, precum păstrarea datelor contabile și fiscale, și pentru oferirea de răspunsuri la eventualele reclamații sau solicitări. Pentru companiile care folosesc Juridox Pro, prelucrăm și datele colegilor invitați în contul companiei (adresa de e-mail), pentru a le da acces la documentele și creditele companiei.
Prelucrarea se face și în scop de marketing prin trimiterea de oferte, dar exclusiv cu consimțământul tău prealabil. Un alt temei legal este interesul nostru legitim de a asigura securitatea platformei, de a ne analiza traficul și de a ne îmbunătăți constant serviciile. Prelucrăm și stocăm datele personale doar pe durata necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate și conform obligațiilor legale de arhivare.
4. Destinatarii datelor și Procesatorii Terți
Pentru a-ți oferi serviciile, folosim furnizori care prelucrează date în numele nostru (persoane împuternicite), cu obligații de confidențialitate: Railway (găzduirea platformei și a bazei de date, în Uniunea Europeană, Țările de Jos) și Cloudflare (rețeaua prin care se încarcă site-ul și protecția acestuia).
Plățile sunt procesate de Stripe; Juridox nu vede și nu păstrează datele cardului tău. Facturile sunt emise prin Oblio și transmise în sistemul e-Factura, unde legea o cere. E-mailurile (documentele, facturile, codurile de acces) sunt trimise prin Resend. Dacă intri în cont cu Google, Google ne confirmă adresa ta de e-mail. Pentru analiza traficului folosim Google Analytics și PostHog, doar cu acordul tău (secțiunea 6).
Pentru buna funcționare a platformei, echipa folosește Discord pentru notificări interne: comenzile plătite (numărul comenzii, documentul, suma, adresa de e-mail a cumpărătorului și, pentru o persoană juridică, denumirea și CUI-ul), orașul și țara vizitatorului și alerte tehnice. Pe Discord nu ajung niciodată CNP-ul, datele actului de identitate, numele unei persoane fizice sau adresa.
5. Securitatea datelor
Înțelegem cât de importantă este securitatea datelor personale și luăm măsurile tehnice necesare pentru a proteja clienții noștri de accesul, modificarea, divulgarea sau distrugerea neautorizată a informațiilor prelucrate. Ne asigurăm că datele colectate sunt limitate strict la cele necesare, adecvate și relevante pentru scopurile declarate în acest document. Totodată, ne instruim sistematic echipa privind importanța protejării datelor și actualizăm baza noastră de date astfel încât să nu stocăm informații care nu mai sunt necesare. Datele din formulare și datele de facturare păstrate în cont sunt stocate criptat, iar accesul la ele îl are doar platforma, pentru generarea documentului tău.
6. Politica privind Cookie-urile și Tracking-ul
Platforma noastră utilizează cookie-uri și tehnologii similare de urmărire furnizate de Google Analytics și PostHog pentru a înțelege cum interacționezi cu site-ul nostru, ajutându-ne astfel să optimizăm designul și funcționalitățile acestuia. La prima accesare a platformei, ai posibilitatea de a-ți exprima sau refuza consimțământul cu privire la utilizarea cookie-urilor non-esențiale. Poți gestiona sau retrage acest consimțământ în orice moment din setările browserului tău sau prin interfața dedicată regăsită pe site-ul nostru.
7. Drepturile tale conform GDPR
Conform legislației în vigoare, beneficiezi de o serie de drepturi clare pe care le poți exercita contactându-ne pe adresa de e-mail pusă la dispoziție. Ai dreptul de a fi informat cu privire la prelucrarea datelor și dreptul de a solicita oricând o copie a informațiilor pe care le deținem despre tine. Dacă observi că datele tale sunt incorecte sau incomplete, ai dreptul de a cere rectificarea acestora imediată.
Beneficiezi de asemenea de dreptul la ștergerea datelor, cunoscut și ca dreptul de a fi uitat, prin care ne poți solicita eliminarea informațiilor tale atunci când nu mai avem un temei legal pentru prelucrarea lor în continuare. Ai dreptul de a retrage consimțământul acordat anterior, fără ca acest lucru să afecteze prelucrările deja efectuate, și dreptul de a solicita restricționarea prelucrării. Dacă ești nemulțumit de modul în care gestionăm datele tale, ai dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, accesând site-ul dataprotection.ro. Poți cere ștergerea contului direct din setările contului tău; o confirmăm în cel mult o lună și ștergem documentele, ciornele și datele salvate, cu excepția facturilor și a evidențelor de plată, pe care legea ne obligă să le păstrăm 10 ani.
8. Datele minorilor
Serviciile noastre se adresează exclusiv persoanelor majore. Nu dorim să colectăm sau să prelucrăm date ale minorilor care nu au împlinit vârsta de 18 ani. Te rugăm să nu folosești platforma și să nu ne furnizezi nicio informație cu caracter personal în situația în care nu ai împlinit această vârstă.
9. Consimțământ și Dispoziții finale
La momentul colectării datelor, ești informat clar despre prelucrare și, acolo unde este necesar, îți cerem consimțământul explicit. Această politică constituie acordul complet privind protecția datelor între Juridox și tine ca utilizator. Dacă o clauză din prezentul document este declarată invalidă, restul prevederilor rămân perfect valabile și aplicabile.